Einleitung: Die wahren Ursachen
Projekte sind das Rückgrat vieler Unternehmen, die in einem dynamischen Marktumfeld bestehen wollen. Doch trotz fortschrittlicher Projektmanagementmethoden und umfangreicher Planung scheitern immer noch viele Projekte.
Eine Vielzahl von Studien und Statistiken zeigt, dass die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten oft tiefer liegen als in der simplen Anwendung oder dem Fehlen spezifischer Methoden. In diesem Artikel möchte ich drei der häufigsten Faktoren, die zum Scheitern von Projekten führen, beleuchten: mangelnde Kommunikation, ungeklärte Rollen und fehlende Transparenz. Zudem werde ich aufzeigen, wie in den Trainings von Learn-Agile diese Aspekte adressiert werden, um den Mensch und nicht ausschließlich die Methode in den Vordergrund zu stellen.
Mangelnde Kommunikation
Kommunikation ist das Lebenselixier jedes Projekts. Studien zeigen, dass ein Großteil der gescheiterten Projekte auf unzureichende Kommunikation zurückzuführen ist. Doch was bedeutet das konkret?
In vielen Unternehmen arbeiten Projektteams, die erst lernen müssen, effektiv als Team zu agieren. Oft sind die Teammitglieder es Ihrer Linientätigkeit gewohnt, als Einzelkämpfer zu agieren, und es fehlt ihnen an Erfahrung in der Übernahme von Verantwortung für die Transparenz ihres Handelns. Diese Herausforderung kann durch die systemtheoretischen Erkenntnisse von Niklas Luhmann besser verstanden werden. Luhmann betont, dass Kommunikation in sozialen Systemen nicht nur der Austausch von Informationen ist, sondern der Prozess, durch den soziale Wirklichkeit konstruiert wird. In einem Projektkontext bedeutet dies, dass die Qualität der Kommunikation direkt die Qualität der Zusammenarbeit und des Projektergebnisses beeinflusst.
Eine pragmatische Anwendung dieser Erkenntnis in Projektteams könnte darin bestehen, gezielte Kommunikationsstrukturen zu etablieren, die sicherstellen, dass Informationen nicht nur ausgetauscht, sondern auch verstanden und integriert werden. Es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der jeder die Verantwortung für die Transparenz seiner Arbeit übernimmt, weil es zum gemeinsamen Ziel beiträgt – nicht, weil es eine formale Anforderung ist.
Ungeklärte Rollen: Die Bedeutung einer starken WIR-Kultur
Eine klare Rollenverteilung ist essenziell für den Erfolg eines Projekts. Doch oft wird übersehen, dass Rollenklarheit allein nicht ausreicht. In erfolgreichen Projektteams wird die WIR-Kultur gelebt – ein gemeinsames Verständnis, dass der Erfolg des Projekts von der kollektiven Anstrengung abhängt.
“Nicht Alle sind für alles verantwortlich, aber jeder kann Jeden unterstützen”
Dieser Satz fasst dieses Prinzip treffend zusammen. Agile Teams leben dieses Motto schon häufig, doch auch oder gerade in traditionellen Projektstrukturen von hoher Relevanz. Rollenklarheit bedeutet nicht, dass jeder seine Aufgaben kennt, erfüllt und daraus eine Abgrenzung ableitet. Vielmehr geht es darum, dass alle Beteiligten sich bewusst sind, dass sie gemeinsam für den Projekterfolg verantwortlich sind.
Eine besondere Rolle kommt dabei dem Projektleiter zu. In der Vergangenheit war der Projektleiter oft der zentrale Akteur, dessen Leistung über Erfolg oder Misserfolg entschied.
Doch in modernen, hybriden Projektmanagementansätzen entwickelt sich der Projektleiter mehr und mehr zu einer dienenden Rolle. Er unterstützt das Team, moderiert Meetings, fördert die individuelle Entwicklung der Teammitglieder und stellt sicher, dass jeder nach seinen Stärken eingesetzt wird. Diese Veränderung in der Rolle des Projektleiters trägt dazu bei, Flaschenhälse zu vermeiden und den Projekterfolg auf eine breitere Basis zu stellen.
Fehlende Transparenz: Dokumentation ist zu wenig
Ein weiterer häufiger Grund für das Scheitern von Projekten ist die fehlende Transparenz. Doch Transparenz wird oft missverstanden. Es geht nicht darum, jedes Detail akribisch zu dokumentieren, sondern darum, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar zu machen.
Ein agiler Ansatz hilft dabei, Transparenz ohne “Dokumentationswut” zu erreichen. In agilen Projekten wird das dokumentiert, was notwendig ist, um den Projektfortschritt nachvollziehbar zu machen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Es geht darum, die Balance zwischen notwendiger Dokumentation und effizienter Zusammenarbeit zu finden. Transparenz bedeutet in diesem Kontext, dass alle Beteiligten stets den aktuellen Stand des Projekts kennen und wissen, wie ihre Arbeit dazu beiträgt.
Ein praktisches Beispiel hierfür ist die regelmäßige Verwendung von Kanban-Boards oder anderen visuellen Hilfsmitteln, die den Projektfortschritt für alle sichtbar machen. Solche Tools ermöglichen es dem Team, Engpässe frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, bevor diese zu ernsthaften Problemen führen.
Der Mensch im Mittelpunkt
In meinen Trainings und Coachings von Learn-Agile lege ich zwar Wert auf die Vermittlung relevanter Methoden, doch im Vordergrund steht die praktische und pragmatische Anwendung dieser Methoden, bei der der Mensch und die Teamdynamik vermehrt im Mittelpunkt stehen.
Projektmanagement ist heute hybrid und erfordert einen flexiblen Werkzeugkasten, der nicht starr auf Methoden fokussiert, sondern auf das, was für den Projekterfolg tatsächlich relevant ist.Das bedeutet ein Meilenstein oder Reivew-Meeting im Sinne des Prozesses anzusetzen ist gut, daß es aber auch den entsprechenden Nutzen stiftet und die Teilnehmer “involviert” sind und die entsprechenden Ergebnisse erzielt werden, deutlich wichtiger. Kurz: Der Mensch steht hier für den Erfolg, nicht der Prozess und nicht das PM-Methodenwissen.
