Vorwort
Im Laufe unserer Arbeit als Agile Coaches stoßen wir regelmäßig auf bestimmte Probleme und Herausforderungen, die wir als destruktive Muster bezeichnen. Diese Muster treten wiederholt im Kontext agiler Transformation und Veränderungsvorhaben auf. Daher haben Fabian Müller und ich beschlossen, eine Blogserie zu diesem Thema zu starten.
Mit einigem Respekt starten wir in diese Serie, da wir doch in eher unregelmäßigen Abständen Blogbeiträge verfassen, sind wir dennoch zuversichtlich, dass ich/wir jetzt eine kleine Serie starten können. Im Netzwerk arbeiten wir bereits seit einiger Zeit erfolgreich in Projekten zusammen. Das sollte hier also auch klappen. Drückt uns die Daumen.
Einleitung
Wer kennt ihn nicht, den Satz: „Wir haben als Team gerade keine Zeit…“ z.b. um agile Methoden einzusetzen, generell für Veränderung oder einfach für etwas Zusätzliches?
Als Berater, als Führungskraft, oder als Scrum Master oder in ähnlicher Rolle reibt man sich angesichts einer solchen Aussage verwundert die Augen. Wie bitte? Doch beginnen wir von Vorne.
Wir haben mal diesen so scheinbar beiläufig daherkommenden und doch allzu häufig auftretenden Einwand aufgegriffen, um diesen ein wenig näher unter die Lupe zu nehmen.
Bevor Du Dich jetzt abwendest und sagst, ist doch logisch, Veränderung kostet Zeit und wenn man die nicht hat, verändert sich nichts oder eben kein Veränderungsvorhaben. Ja richtig, doch diese Totschlagargument zu entkräften sorgt, je nachdem wann in der Begleitung oder je nach Fortschritt des Veränderungsvorhabens, für Kopfschmerzen.
Spannend ist von daher zum einen, was steckt hinter der Aussage und natürlich, wie kann man mit einer professionellen Analyse auch vermeintlich aufkommende Totschlagargumenten begegnen.
In diesem Artikel zeige ich Euch anhand des 2Cycles-Modell von Agilissence (aus Berlin), wie wir eine Ursachen-Analyse durchführen, um die zugrundeliegenden systemischen Zusammenhänge zu verstehen und gezielte Lösungsansätze zu entwickeln.
Ursachenanalyse mit dem 2Cycles-Model von Agilissence
Vor jeder Lösungsfindung ist es entscheidend, die Ursachen des Problems zu verstehen. Das 2Cycles-Model hilft dabei, die dafür relevanten Aspekte und deren Wechselwirkungen zu analysieren. Die Dimensionen dargestellt. In Bezug auf unser Problem sieht das dann in etwa so aus:
– Motivation: Fühlt sich das Team überlastet und ist dadurch wenig motiviert, neue Methoden auszuprobieren?
– Weltsicht: Welche mentalen Blockaden oder Widerstände gibt es im Team gegenüber Veränderungen und agilen Methoden, die den Wandel verhindern?
– Handlung: Ist das Team überlastet? Kommt es durch die Einführung von Agilität zu „Mehrarbeit?
– Struktur: Gibt es bestehende Hierarchien, Rollen oder Prozesse, die die Flexibilität und Handlungsfähigkeit des Teams einschränken und somit die Einführung agiler Methoden behindern?
– Umfeld: Welche Barrieren im organisatorischen Umfeld behindern die Unterstützung einer Veränderung hin zu Agilität?
Motivation: Warum agile Methoden einführen?
Die Einführung agiler Methoden sollte durch eine klare und verständliche Motivation geleitet sein, die das „Warum“, also den Sinn dahinter, dieser Veränderung betont. Mein Mentor sagte immer „Wenn Du du die einfachste Frage nicht beantworten kannst, nämlich die nachdem; WARUM sollen wir das machen, dann wird keiner einen Finger krumm machen…“
Also klar ist, ohne eine überzeugende Begründung und einen tiefergehenden Antrieb wird das Team den zusätzlichen Aufwand nicht als lohnend empfinden. Agilität bietet Lösungen für bestehende Probleme wie Überlastung und ineffiziente Arbeitsprozesse, indem sie eine gleichmäßige und nachhaltige Arbeitslast ermöglicht. Die knappe Zeit ist also weniger ein Hindernis als vielmehr ein Grund, agile Methoden einzuführen, um genau dieses Problem zu adressieren.
Weltsicht: Mehr Zeit durch agile Methoden
Die Wahrnehmung, dass neue Methoden mehr Arbeit bedeuten, ist oft ein Zeichen tief verwurzelter mentaler Modelle, die Veränderungen als zusätzliche Belastung sehen. In Wirklichkeit geht es bei der Einführung agiler Methoden darum, ineffiziente Praktiken durch effektivere zu ersetzen, anstatt zusätzliche Arbeitsschritte einzuführen. Es erfordert ein Umdenken, bei dem das Team erkennt, dass die Umstellung langfristig weniger Stress und mehr Produktivität bedeutet. Agile Methoden zielen darauf ab, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und zu optimieren, was zu einer signifikanten Entlastung führen kann.
Aktuell Angebote und Trainings
Handlung: Fokussierung und Effizienz durch agile Methoden
Agile Methoden, wie Kanban, fördern eine gezielte Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben und helfen dem Team, sich nicht in weniger relevanten Tätigkeiten zu verlieren. Durch die Schaffung von Transparenz und der Möglichkeit zur Priorisierung können Teams lernen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und überflüssige Arbeiten zu eliminieren. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der vorhandenen Zeit und reduziert das Gefühl von Überlastung. Die Einführung von Agilität sollte als Chance gesehen werden, bestehende Prozesse schlanker und effektiver zu gestalten.
Struktur: Flexibilität und Selbstorganisation als Schlüssel zur Agilität
Umfeld: Zeit schaffen für Veränderung
Die Einführung agiler Methoden erfordert zunächst eine Investition an Zeit, die jedoch durch die daraus resultierenden Verbesserungen mehr als ausgeglichen wird. Diese Zeitinvestition sollte nicht als Verlust, sondern als notwendige Vorbereitung gesehen werden, um langfristig effizienter und produktiver zu arbeiten. Ähnlich wie das Schärfen einer Axt vor dem Fällen eines Baumes erhöht das Vorbereiten und Anpassen der Arbeitsweise die Geschwindigkeit und Qualität der späteren Ergebnisse erheblich. Eine Kultur, die Raum für Veränderung schafft, ist daher entscheidend für den Erfolg agiler Methoden.
Schlussfolgerung
Um die Einführung agiler Methoden trotz Zeitdrucks erfolgreich zu gestalten, ist es entscheidend, beim Motivationsfaktor anzusetzen. Dem Team muss klar aufgezeigt werden, warum Agilität helfen kann, den Stress zu reduzieren und effizienter zu arbeiten. Erst wenn das „Warum“ verstanden wird, lohnt es sich, die Struktur anzupassen und schrittweise neue Methoden einzuführen. So wird der Wandel nicht als zusätzliche Last, sondern als Chance wahrgenommen, die langfristig Zeit und Nerven spart.
